Regulament de organizare


  Asociatia Casa de Ajutor Reciproc "Coeziunea Sociala" (CAR)

REGULAMENTUL DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE
A ASOCIATIEI CASA DE AJUTOR RECIPROC "COEZIUNEA SOCIALA"
Cap. I               DISPOZITII GENERALE
Art.1      Regulamentul de Organizare și Funcționare a Asociatiei Casa de Ajutor "Coeziunea Sociala" (CAR), denumit în continuare abreviat ROF, are la baza prevederile Statutului CAR si reprezintă un document de reglementare a activităţii generale de infaptuire a scopului si obiectivelor CAR, prevederile sale fiind obligatorii pentru toţi membrii,  angajatii si voluntarii CAR.
Cap. II            PRIMIREA IN ASOCIATIE SI EVIDENTA MEMBRILOR
Art.2      Inscrierea in CAR se poate face prin prezentarea persoanelor interesate la punctele de lucru ale CAR sau aplicand procedura de lucru de la distanta, astfel:
a.      Se completeaza formularul de inscriere (Anexa 1) si se expediaza pe adresa Punctului Central de Lucru (PCL), prin fax, e-mail (in format PDF) sau prin posta, insotit de copia cartii de identitate si dovada de venit (copie dupa talonul de pensie sau adeverinta de venit).
b.      Se plateste in contul colector al CAR, deschis la BRD-Agentia Carol, RO36BRDE441SV84947644410 sau in numerar, la punctele de lucru: taxa de inscriere in CAR, cotizatia lunara si, optional, suma de 5 lei/luna sau 60 lei/an, reprezentand contributia la fondul de ajutor in caz de deces.
c.       Cuantumul taxei de inscriere este stabilit in functie de venitul brut al persoanei care se inscrie in CAR astfel:
                                                  i.      Persoane fara venit si persoane cu venituri intre 1 si 1.000 lei - 5 lei
                                                ii.      Intre 1.001 si 2.000 lei - 10 lei
                                              iii.      Intre 2.001 si 4.000 lei - 15 lei
                                              iv.      Peste 4.000 lei - 20 lei
Art.3      In situatiile in care platile se fac prin transfer bancar sau prin mandat postal, membrii CAR sunt obligati sa specifice pe ordinele de plata: numele si prenumele, codul numeric personal si detalierea sumelor platite.
Art.4      Inscrierea in CAR a minorilor, de catre parinti, bunici sau tutori, in cadrul programului special denumit "Economii pentru copii", se face folosind formularul din Anexa 2.
Art.5      Evidenta membrilor CAR se tine centralizat si pe puncte locale de lucru, pe suport electronic si on line, cu asigurarea tuturor masurilor de protectie a datelor personale ale membrilor CAR.
Art.6      Scoaterea din evidenta a membrilor CAR se face pe baza de cerere individuala scrisa sau prin decizie a Comitetului Director al CAR (CD) (Anexa 3). Contabilul sef completeaza formularul de analiza a situatiei financiare, in care precizeaza toate debitele si creditele acordate membrului CAR, precum si modul de stingere a acestora, si informeaza solicitantul. Dupa confirmarea de catre membrul CAR a datelor inscrise pe formular, prin semnatura, Secretariatul CAR va scoate din evidenta pe membrul respectiv.


Cap. III         ORGANELE DE CONDUCERE ALE CAR
Art.7      Convocarea Adunării Generale se face de catre CD prin anunt public pe site-ul de Internet al CAR, prin grija Compartimentului Secretariat.
Art.8      Pentru indeplinirea scopului si obiectivelor CAR, Adunarea Generala emite Hotărâri.
Art.9      Membrii CAR care doresc sa participe la Adunarea Generala sunt obligati sa anunte Compartimentul Secretariat cu cel putin 5 zile mai inainte de data convocarii, astfel incat sa se poata asigura toate conditiile necesare desfasurarii in bune conditii a lucrarilor.
Art.10  Cheltuielile legate de transportul si cazarea membrilor CAR participanti la Adunarea Generala revin in exclusivitate acestora.
Art.11  Functie de veniturile CAR, CD poate decide ca cheltuielile legate de participarea sefilor Punctelor Locale de Lucru (PLL) si a celorlalti reprezentanti teritoriali (RT) la Adunarea Generala sa fie asigurate din fondul de cheltuieli al CAR.
Art.12  Convocarea Comitetului Director se face de catre presedintele CAR/inlocuitorul acestuia, prin e-mail sau prin anunt public pe site-ul de Internet al CAR, cu cel putin 24 de ore mai inainte de inceperea lucrarilor.
Art.13  In indeplinirea atributiunilor prevazute de Statut si ROF, CD emite Decizii.
Art.14  In caz de indisponibilitate sau de urgenta, membrii CD isi pot exercita votul de la distanta  prin semnarea direct pe proiectul de Decizie (Anexa 4) si trimiterea acestuia prin e-mail la Compartimentul Secretariat.
Art.15  Presedintele poate delega, temporar, una sau mai multe atributii catre vicepresedinte sau catre un alt membru al CD.
Art.16  In exercitarea atributiilor sale, presedintele emite Decizii.
Cap. IV         DREPTURILE SI OBLIGATIILE MEMBRILOR,
RECOMPENSE SI SANCTIUNI

Art.17  Pentru activitatea desfasurata in folosul CAR, membrii CAR, angajatii si voluntarii pot fi recompensati, prin Decizie a CD, cu:
a.      prime banesti
b.      tichete cadou
c.       premii constand in diverse obiecte
Art.18  Membrii CAR, angajatii si voluntarii care aduc prejudicii de imagine sau financiare CAR pot fi sanctionati, prin Decizie a CD, astfel:
a.      avertisment scris
b.      diminuarea salariului (pentru cei angajati) in procent de pana la 30%
c.       suspendarea activitatii pana la 3 luni (pentru voluntari)
d.      retragerea calitatii de voluntar
e.       destituirea din functie
f.       retragerea calitatii de membru al CAR.
Cap. V            ORGANIZAREA SI DESFASURAREA ACTIVITATILOR LA NIVEL CENTRAL
Art.19  La nivel central se constituie Punctul Central de Lucru, denumit pe scurt PCL.
Art.20  Activitatea la PCL este organizata pe compartimente, astfel:
a.      Compartimentul Secretariat;
b.      Compartimentul Economic-Financiar;
c.       Compartimentul Juridic;
d.      Compartimentul Media si Promovare.
Art.21  Compartimentul Secretariat are urmatoarele atributii:
a.      Pregateste Adunarile Generale si sedintele CD ale CAR si asigura redactarea si inregistrarea hotararilor si deciziilor adoptate. Raspunde de publicarea pe site si transmiterea catre reprezentantii teritoriali si membrii CAR a deciziilor si hotararilor emise de catre organele de conducere ale CAR.
b.      Primeste corespondenta electronica si postala a CAR, organizeaza inregistrarea acesteia in Registrul de intrare-iesire documente si se ingrijeste de predarea ei spre rezolvare, presedintelui si sefilor de compartimente ale CAR. Urmareste transmiterea la petenti a raspunsurilor date de catre structurile sus mentionate.
c.       Gestioneaza sistemul de legaturi telefonice al CAR.
d.      Anual, supune aprobarii CD Nomenclatorul anual al dosarelor care se constituie la PCL si raspunde de pastrarea in siguranta a documentelor si a arhivei CAR.
e.       Intocmeste planuri de masuri si proceduri de lucru cu membrii CAR, cu reprezentantii teritoriali si cu publicul, precum si pentru conlucrarea eficienta intre structurile organizationale ale CAR si le prezinta spre aprobarea CD;
f.       Intocmeste calendarul cu principalele activitati ale organelor de conducere si ale structurilor de executie ale CAR;
g.      Organizeaza planificarea si executarea serviciului permanent de consiliere a membrilor CAR si a publicului interesat;
h.      Inregistreaza in baza de date electronica pe noii membri ai CAR si asigura accesul securizat la baza de date, pentru angajatii si voluntarii din aparatul central de lucru care executa servicul de consiliere;
i.        Organizeaza activitatea de inregistrare si evidenta a documentelor si gestioneaza arhiva CAR;
j.        Stabileste si verifica respectarea regulilor de igiena colectiva, de protectie a muncii si de  prevenire si stingere a incendiilor la toate punctele de lucru ale CAR;
Art.22  Compartimentul Economic-Financiar are urmatoarele atributii:
a.      Tine evidenţa la zi a contributiilor banesti ale membrilor ,  a împrumuturilor acordate de CAR acestora, a veniturilor si a cheltuielilor generale, centralizat si pe punctele de lucru ale CAR;
b.      Inregistreaza cererile de inscriere in CAR si introduce datele noilor membri in programul informatic;
c.       Completeaza registrul de casă şi documentele justificative ale operaţiunilor de încasări şi plăţi si verifică legalitatea documentelor privind operaţiunile efectuate;
d.      Intocmeşte lunar balanţa de verificare şi anual bilanţul contabil;
e.       Se îngrijeşte de păstrarea în deplină siguranţă a registrelor şi documentelor contabile care constituie gestiune pe anul în curs;
f.       Vizează pentru control financiar preventiv documentele privind operaţiunile de încasări şi plăţi, contractele de munca si pe cele de colaborare, angajate de catre CAR;
g.      Instruieste periodic pe sefii PLL in legatura cu respectarea procedurilor legale de incasare a cotizatiilor si a altor contributii ale membrilor CAR.
h.      Intocmeste contractele de imprumut pentru membrii CAR ale caror cereri au fost aprobate de CD si le preda Compartimentului Secretariat pentru expedierea la reprezentantii teritoriali. Pentru beneficiarii de imprumut care se prezinta la PCL, asigura semnarea contractelor si numerarul necesar platii imprumutului. In situatia in care casierul lipseste, preda consilierului de serviciu contractele de imprumut si sumele aferente acestora pentru a fi predate/expediate beneficiarilor de imprumut.
i.        Executa platile salariilor si contravalorii prestatiilor pentru salariatii si prestatorii angajati de CAR.
j.        Intocmeşte şi prezintă CD şi Adunării Generale proiectul de buget anual, execuţia bugetară şi situaţiile financiare periodice prevăzute de normativele în vigoare;
k.      Indeplineşte alte operaţiuni, activităţi şi atribuţii prevăzute în actele normative în vigoare şi în hotărârile CD, referitoare la activitatea financiara.
Art.23  Compartimentul Juridic are urmatoarele atributii:
a.      Acorda viza de legalitate pe contractele de imprumut ale membrilor CAR, contractele de munca ale angajatilor si pe cele de voluntariat;
b.      Organizeaza activitatile legate de instruirea si de coordonarea activitatii voluntarilor, conform Legii nr. 78/2014
c.       Avizeaza contractele incheiate de CAR cu terte parti.
d.      Urmareste legislatia specifica IFN si propune CD masurile care trebuie adoptate pentru conformare.
e.       Gestioneaza contractele de munca ale angajatilor CAR.
f.       Primeste de la Compartimentul Financiar Tabelul cu restantierii la plata imprumuturilor si comunica acestora consecintele neplatii la timp a ratelor;
g.      Pune in aplicare deciziile CD privind somarea si actionarea in instanta a rău-platnicilor.
Art.24  Compartimentul Media si Promovare are urmatoarele atributii:
a.      Coordoneaza angajatii si voluntarii CAR in activitatea comuna si sistematica de promovare a serviciilor CAR in randul populatiei, care consta in:
1.      Intocmirea si expedierea de scrisori catre Asociatiile de bloc din Bucuresti, dupa modelul stabilit de catre CD;
2.      Difuzarea de fluturasi de promovare in cercul de prieteni, cunostinte,  vecini, la cutiile postale, in mijloacele de transport in comun, la agenti economici, la alte ONG-uri cu sediul in Bucuresti si in tara etc.
3.      Actualizarea si completarea listelor cu e-mailurile primariilor, scolilor si altor institutii din judetele tarii;
4.      Promovarea sistematica pe retelele de socializare a activitatii CAR.
5.      Introducerea in sectiunile de comentarii ale principalelor publicatii media on line centrala si locala, pe retelele de socializare si pe blogurile de larga audienta, a ofertei generale de servicii a CAR.
b.      Emite autorizatii de acces pe site-urile asociate Consiliului National al Societatii Civile (CNSC) ale tuturor comunelor, oraselor si municipiilor din tara si actualizeaza datele de contact ale reprezentantilor teritoriali ai CAR.
c.       Concepe comunicatele de presa ale CAR;
d.      Raspunde la intrebarile si cererile de informatii adresate de catre reprezentantii mass media;
e.       Gestioneaza lista de contacte cu redactorii principalelor publicatii de presa scrisa si on line si cu redactorii emisiunilor de larga audienta ale posturilor de radio si TV:
f.       Coordoneaza activitatea de relatii cu mediul asociativ (ONG-urile) si gestioneaza activitatea de relatii internationale a CAR.
Art.25  Angajatii si voluntarii incadrati in aparatul central de lucru al CAR sunt obligati sa respecte urmatoarele reguli de lucru:
1.    Programul zilnic de lucru cu membrii CAR si cetatenii interesati de serviciile CAR se stabileste prin decizie a CD si se asigura prin prezenta la PCL a cel putin unui consilier de serviciu. Planificarea consilierului de serviciu se intocmeste lunar de catre Secretariatul CAR si se aproba de catre Presedintele CAR. (Anexa 5).
2.      Toti membrii echipei administrative a Punctului Central de Lucru, denumit in continuare PCL, vor fi in masura sa indeplineasca urmatoarele operatiuni:
a.      Sa consilieze cetatenii cu privire la serviciile oferite de CAR si procedurile instituite pentru lucrul la distanta si la punctele de lucru;
b.      Incasarea de cotizatii si alte contributii, in numerar, si eliberarea de chitante;
c.       Primirea corespondentei si inregistrarea acesteia in Registrul de intrare/iesire documente;
d.      Inscrierea in CAR a cetatenilor care solicita aceasta;
e.       Inregistrarea cererilor de imprumut in Registrul de intrare/iesire documente si publicarea acestora in Tabelul on line cu cererile de imprumut aflate in asteptare;
f.       Printarea documentelor de inscriere in CAR a persoanelor care le trimit pe e-mail si predarea lor, precum si a celor sosite pe fax, catre Compartimentul Economic Financiar, in scopul luarii in evidenta a membrilor CAR
g.      Sa dea raspunsuri la solicitarile cetatenilor trimise pe e-mail sau pe fax;
h.      Sa raspunda la telefonul de serviciu la intrebarile membrilor CAR sau ale persoanelor interesate sa devina membri. La intrebarile ale caror raspunsuri nu le cunoaste, se va raspunde cu formula "In acest moment nu detin informatia  solicitata. Va rog sa-mi precizati numele dvs. si telefonul la care putem transmite raspunsul la solicitarea dvs."
i.        Sa acceseze baza de date on line cu membrii CAR in scopul comunicarii situatiei financiare pentru oricare membru interesat.
3.      La PCL se va amenaja un birou de primire la care va lucra consilierul de serviciu si unde vor fi invitati sa se aseze vizitatorii interesati. Consilierul de serviciu va avea grija ca, permanent, la biroul de primire sa existe:
a.      Chitantiere cu file numerotate si stampilate;
b.      Formulare de inscriere in CAR.
c.       Formulare de inscriere in programul "Economii pentru copii"
d.      Formulare tip Adeverinte de venit
e.       Formulare tip Adeverinta de venit si Declaratie-Angajament a girantului
f.       Un stativ cu fluturasi publicitari ai CAR si ai altor organizatii partenere.
g.      Registrul de intrare/iesire documente;
h.      Stampila pentru inregistrarea documentelor;
i.        O caseta cu o suma pana in 100 de lei, in bancnote de 1, 5 si 10 lei, pentru plata restului catre cei care nu dispun de o suma exacta de platit.
j.        Un suport cu ustensile de scris.
4.      Cetatenii vor fi tratati cu prioritate fata de celelalte activitati de birou, cu atentie si deferenţa, dupa urmatorul algoritm:
a.      Persoana va fi preluata imediat de catre consilierul de serviciu/inlocuitorul acestuia cu formula "Cu ce va putem ajuta?" si invitata sa se aseze la masa special destinata primirii vizitatorilor;
b.      Se va raspunde la intrebari concis, cu maxima rigoare si atentie. In situatia in care nu se cunoaste raspunsul la o intrebare, se retine numele persoanei si telefonul pentru ca aceasta sa fie contactata ulterior - pe cat posibil in aceiasi zi - si informata cu raspunsul corect si complet.
c.       Daca in sediu sunt prezenti mai multi mebri ai echipei CAR se instituie ca regula generala neinterventia in dialogul sau raspunsurile pe care le da consilierul de serviciu/membrul echipei care a preluat vizitatorul. Ceilalti membri vor interveni numai daca cel care a preluat vizitatorul le va solicita acest lucru.
d.      La incasarea platilor se va stabili cu precizie ce fel de plati doreste sa faca membrul CAR si, dupa inscrierea pe chitanta a datelor de identificare a persoanei si a sumei, i se va inmana chitanta, se vor numara banii primiti si, in  functie de situatie, se va inapoia restul de bani cu exactitate. In acest sens, consilierul de serviciu va avea acces la chitantiere si la casa de bani, unde, prin grija casierului, vor exista intotdeauna sume in numerar, in limita legala.
Art.26  Atributiile consilierului de serviciu sunt prevazute in Anexa 6.
Art.27  Organigrama CAR este prezentata in Anexa 7.
Art.28  Fisele posturilor sunt prezentate in Anexa 8.
Art.29  Angajatii si voluntarii CAR isi pot indeplini atributiile inscrise in fisele posturilor fie  lucrand la domiciliu sau in alte locatii si urmand procedurile de lucru de la distanta,  fie prin prezentarea la punctele de lucru ale CAR.
Art.30  In activitatea de inregistrare, manuire, pastrare si inventariere a documentelor CAR se instituie urmatoarele reguli:
1.      Toate documentele rezultate din activitatea CAR (adrese, scrisori, cereri, procese verbale, registre, condici, dosare, facturi, extrase de cont, deconturi, planuri de masuri, decizii, hotarari, rezolutii, etc – numite cu titlul generic documente), primite sau emise de catre structurile CAR, inclusiv cele in format electronic, se inregistreaza, in Registrul intrare/iesire documente  (Anexa 9).
2.      Numarul de inregistrare al documentelor in format electronic este urmat de consemnarea suportului utilizat (CD, DVD, discheta, hard-disc, etc)
3.      Cererile individuale de inscriere in CAR, impreuna cu anexele lor (copia BI/CI,  dovada de venit) vor fi inregistrate in baza de date electronica a CAR si vor fi pastrate astfel:
a.       Cererile in original, impreuna cu anexele, la PLC;
b.      Copiile cererilor de inscriere si ale anexelor acestora, la PLL.
4.      PLL vor expedia/preda la PLC cererile noi de inscriere in CAR,       insotite de anexe, in termen de cel mult 30 de zile de la primirea lor.
5.      Dupa inregistrare, documentele vor fi predate-primite, pe baza de semnatura in Registrul intrare/iesire documente, persoanelor de destinatie si, dupa rezolvare, se vor returna la Registratura, pentru a fi introduse in dosarele constituite pe domenii.
6.      Miscarea documentelor intre structurile functionale ale CAR se realizeaza prin  Condica de manuire a documentelor (Anexa 10).
7.      Sefii structurilor functionale consemneaza pe documentul primit spre solutionare, modul si termenul de solutionare, precum si persoana responsabila.
8.      Sarcina pastrarii documentelor, pana la predarea acestora la arhiva, revine sefilor structurilor functionale ale CAR, acestia fiind obligati sa organizeze evidenta de manuire a documentelor in cadrul structurii pe care o conduc.
9.      Persoanele care detin documente inregistrate raspund de pastrarea in siguranta a acestora. Pierderea, furtul sau deteriorarea documentelor se va imputa persoanei care se face responsabila de aceasta situatie. In functie de importanta documentului si consecintele disparitiei/deteriorarii acestuia, CD va aplica sanctiuni contraventionale si  administrative sau va sesiza organele de urmarire penala, dupa caz.
10.  Documentele se pastreaza in dulapuri metalice incuiate sau se stabilesc alte modalitati de pastrare de catre CD, avand in vedere spatiile unde se desfasoara activitatea CAR.
11.  Anual se organizeaza inventarierea si arhivarea documentelor CAR inregistrate in anul anterior. In acest scop, CD numeste o comisie de inventariere formata din 2-3 membri si stabileste programul de lucru al acesteia.
12.  Activitatea de inventariere este precedata de selectionarea documentelor inregistrate, operatiune ce presupune separarea documentelor care se arhiveaza de cele care se distrug.
13.  Se distrug documentele inregistrate care sunt nefolositoare, de catre detinatorul documentului, prin consemnarea in Registrul de intrare/iesire a expresiei „Distrus. Data........ Semnaturi” (semnatura registratorului si cea a persoanei care detine documentul).
14.  Oricare detinator de documente este obligat sa prezinte spre verificare documentele solicitate de membrii comisiei.
15.  Inventarierea se face avand la baza inregistrarile din Registrul de intrare/iesire, condicile de manuire a documentelor si existentul prezentat la verificare.
16.  Inainte de a fi inventariate, documentele se leaga in dosare in conformitate cu denumirile acestora din Nomenclatorul dosarelor.
17.  Inventarierea presupune aplicarea stampilei de catre verificator pe fiecare document existent, in dosarul in care a fost legat. Dosarul verificat este retinut de catre comisia de inventariere care il preda, ulterior, pe baza de proces verbal, spre arhivare, responsabilului cu arhiva.
18.  Documentele care nu au putut fi justificate la momentul inventarieii si, ulterior, sunt prezentate comisiei de inventariere, se adauga la dosarul existent.
19.  Intreaga activitate a comisiei de inventariere, inclusiv concluziile si propunerile acesteia, vor fi consemnate intr-un raport care se inainteaza CD.
20.  Anual, in luna decembrie, in baza propunerilor structurilor functionale ale CAR, CD stabileste Nomenclatorul dosarelor pentru anul urmator (Anexa 11).
21.  Termenele de pastrare ale documentelor sunt cele prevazute de Nomenclator.
22.  Dosarele cu documentele inventariate se predau de catre comisia de inventariere, pe baza de proces verbal, responsabilului cu arhiva, care certifica existenta documentelor din dosar cu formula „Prezentul dosar contine.............pagini”, apoi semneaza.
23.  Dupa certificare, dosarul se inscrie in Registrul cu inventarul arhivei (Anexa 12).
24.  Fiecare dosar arhivat cuprinde: prima fila, pe care se inscriu aceleasi date ca pe coperta,   apoi documentele propriu-zise, in ordinea cronologica a numarului de inregistrare sau grupate pe tematici. Ultima fila a dosarului este o fila alba, pe care se consemneaza certificarea responsabilului de arhiva la predarea dosarului de catre comisia de inventariere.
25.  Numerotarea filelor dosarului incepe cu primul document inregistrat adaugat in dosar, fara a fi numerotata prima fila.  Numarul fiecarei file se scrie in coltul din dreapta sus, cu creion.
26.  Scoaterea dosarelor din evidenta arhivei se face cu aprobarea CD, in urma selectionarii, transferului catre alta unitate detinatoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevazute.
27.  Dosarele sunt scoase din evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte, dupa caz:
a)      Proces verbal de selectionare;
b)      Proces verbal de predare-primire;
c)      Proces verbal de constatare a deteriorarii complete a documentelor sau a lipsei acestora.
28.  Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de selectionare, aprobata de conducerea structurii creatoare.
29.  Dosarele si registrele arhivate se consulta numai cu aprobarea presedintelui CAR, data pe o cerere scrisa in care persoana in cauza mentioneaza motivele care determina aceasta consultare, numarul si denumirea dosarului, durata necesara consultarii. Consultarea documentelor din arhiva se face numai la PCL, intr-o incapere special destinata.
30.  Pentru fiecare dosar arhivat, se constituie o fisa de consultare a dosarului.
Art.31  In activitatea de protectie a muncii si de prevenire si stingere a incendiilor se instituie urmatoarele reguli:
1.      CD numeste un coordonator in cadrul CAR pentru activitatile privind sanatatea si securitatea muncii si in situatii de urgenta;
2.      In baza propunerilor inaintate de coordonatorul privind sanatatea si securitatea muncii si in situatiile de urgenta, CD adopta, anual, un plan de masuri in domeniu.
3.      In caz de necesitate vor fi luate masuri de dezinsecie si deratizare a incaperilor PCL si PLL;
4.      In ceea ce priveste mentinerea curateniei si igienei colective, personalul de intretinere si curatenie este obligat:
a.      sa execute, zilnic, curatenia in birourile, spatiile de lucru, grupurile sanitare si holurile PLC (maturare/aspirare, spalare, dezinfectare stergere praf, panze paianjen, etc);
b.      sa mature, zilnic, zona exterioara adiacenta PCL;
c.       sa spele cestile, cafetierele, paharele si alte obiecte de protocol, de cate ori este necesar;
d.      sa stearga geamurile si usile interioare si exterioare, de cate ori este necesar (de regula, lunar);
e.       sa intocmeasca lista cu materialele consumabile necesare asigurarii igienei colective, si sa o prezinta la aprobare sefului Compartimentului Secretariat,  si, dupa aprobare, sa le achizitioneze si sa le depoziteze in spatiile special destinate;
f.       sa asigure, zilnic, materialele consumabile de igiena colectiva (hartie igienica, sapun, detergent, etc);
g.      sa intretina plantele aflate in zona de responsabilitate a CAR.
5.      Se interzice fumatul in incintele punctelor de lucru.
Cap. VI         ORGANIZAREA SI DESFASURAREA ACTIVITATILOR IN TERITORIU
Art.32  In scopul facilitarii accesului cetatenilor din cele mai indepartate si izolate zone ale tarii la serviciile sale, CAR "Coeziunea Sociala" numeste, prin decizii ale CD, reprezentanti teritoriali  - denumire generica, in care sunt cuprinsi:
a.      Reprezentantii locali, in situatia in care acestia coordoneaza activitatea CAR dintr-o singura localitate; 
b.      Reprezentantii zonali, in situatia in care acestia coordoneaza activitatea CAR din mai multe localitati;
c.       Sefii punctelor de lucru locale, in situatia in care acestia au in coordonare cel putin 15 membri CAR in zona lor de responsabilitate si au incheiat un contract cu CAR.
Art.33  Reprezentantii teritoriali se numesc din randul cetatenilor cu o buna reputatie morala si profesionala, care au cunostinte si abilitati necesare in lucrul cu calculatorul si care dispun de o conexiune permanenta la Internet. Se recomanda ca reprezentantii teritoriali sa fie desemnati din randul persoanelor care, prin natura profesiei, vin in contact permanent cu cetatenii:  functionari publici, factori postali, asistenti sociali, invatatori, profesori, asistenti sanitari, angajati ai Primariilor, membri ai  Consiliilor Locale, Consiliilor Parohiale, reprezentanti ai unor ONG-uri, partide politice, sindicate si ai altor organizatii ale societatii civile.
Art.34  CD emite decizia de numire a reprezentantului local sau zonal,  numai dupa inregistrarea de catre acesta a unei declaratii notariale pe proprie raspundere (Anexa 13).
Art.35  Reprezentantii teritoriali au urmatoarele atributii:
a.      Prezinta cetatenilor interesati oferta de servicii a CAR "Coeziunea Sociala";
b.      Acorda informatiile necesare inscrierii in CAR si trimite catre punctul de lucru  central al CAR, prin e-mail, fax sau posta, documentele care atesta inscrierea in CAR (cererea de inscriere, copia BI/CI si dovada de venit);
c.       Primeste prin posta sau curier contractele de imprumut, redactate de catre CAR in dublu exemplar si, dupa semnarea lor de catre beneficiari si giranti in prezenta sa, le contrasemneaza, apoi le  expediaza la  PCL. Cheltuielile de expeditie se suporta de catre beneficiarii de imprumuturi.
d.      Atunci cand in zona sa administrativa sunt inregistrate cel putin 15 cereri de inscriere in CAR, reprezentantul teritorial poate solicita CD, prin cerere scrisa, organizarea unui Punct Local de Lucru (PLL), fapt care presupune:
i.  Incheierea, dupa caz, a unui contract de voluntariat, a unui contract de munca sau a unui contract de prestari servicii intre CAR si reprezentantul teritorial (Anexa 14).
ii.Predarea de catre CAR a chitantierelor necesare incasarii in numerar de catre reprezentantul teritorial a cotizatiilor, ratelor de imprumut  si a altor contributii ale membrilor;
iii.  Deschiderea de catre CAR, dupa caz,  a unui subcont bancar, numirea ca utilizator de cont a reprezentantului teritorial si predarea catre acesta a unui card bancar  asociat subcontului respectiv.
Art.36  Dupa primirea chitantierelor, reprezentantul teritorial va putea incasa pe plan local cotizatii si alte contributii in numerar, din partea membrilor CAR. De regula, decadal, dar cel mai tarziu in ultima zi lucratoare a lunii, sumele incasate vor fi depuse in contul central al CAR, pe baza de borderou centralizator.
Art.37  Dupa aprobarea documentelor specifice pentru acordarea unui imprumut si la cererea expresa a IMPRUMUTATULUI, cu avizul reprezentantului teritorial,  suma imprumutata se poate vira de catre CAR in subcontul PLL, urmand  ca aceasta sa fie extrasa ulterior cu ajutorul cardului bancar si predata imprumutatului,  in baza dispozitiei de plata a imprumutului emisa de Compartimentul Economic-Financiar.
Cap. VII      COMUNICAREA INTERNA SI RELATIILE CU TERTII
Art.38   In activitatea de comunicare interna se instituie urmatoarele reguli:
1.         Comunicarile destinate uzului intern, adica spre folosinta exclusiva a angajatilor, voluntarilor si a membrilor CAR se numesc note.
2.         Pot emite note:
a.       Organele de conducere si control ale CAR.
b.      Sefii compartimentelor de activitate ale CAR.
c.       Sefii PLL
3.      Indiferent de modalitatea de transmitere (e-mail, fax, scrisoare, etc) fiecare nota se copiaza pe suport de hartie si se inregistreaza atat de catre emitent, cat si de catre destinatari in Registrul de intrare/iesire documente.
4.      Forma si structura unei note sunt prezentate in Anexa 15.
5.      Emitentul poate hotari daca o nota poate fi facuta publica (postata pe Internet, afisata la punctul de lucru, preluata de mass media, etc.). In acest caz se va mentiona in caseta din antet, in locul expresiei «Uz intern», expresia «Publica».
6.      Se interzice oricarei persoane sau oricarei structuri organizatorice a CAR sa difuzeze note cu caracter de uz intern catre persoane, structuri ale CAR sau organizatii care nu sunt nominalizate ca destinatari.
7.      Destinatarii care sunt solicitati sa trimita diverse rapoarte, situatii statistice, informari, etc, vor trimite documentele si situatiile solicitate numai emitentului  notei respective.
8.      Membrii CAR pot trimite, din proprie initiativa, informari si cereri personale atat catre PLL in evidenta carora se afla cat si catre structurile centrale ale CAR.
9.      Informarea sau cererea personala trebuie sa contina :
a.      numele si prenumele celui care intocmeste cererea sau informarea;
b.      datele de identificare si de contact, respectiv seria si nr. cartii de identitate, CNP, domiciliul, telefonul de contact/e-mailul;
c.       data expedierii informarii sau cererii.
10.     Toate informarile si cererile personale se inregistreaza in Registrul de intrare/iesire documente, iar raspunsurile la cereri se dau in cel mult 30 de zile.
11.     Daca un petent nu este multumit de raspunsul dat de o anume structura, atunci se poate adresa organelor de conducere ale CAR. In acest caz, la cerere se ataseaza si copia raspunsului primit.Termenul de raspuns, pentru organele centrale ale CAR (cu exceptia Adunarii Generale), este de 30 de zile de la inregistrarea cererii.
Art.39  Hotararile si deciziile organelor de conducere si control ale CAR sunt, de regula, publice si se aduc la cunostinta membrilor CAR  prin orice mijloace (e-mail, fax, scrisoari, postari pe Internet, afisare la punctele de lucru, etc).
Art.40  Hotararile si deciziile organelor de conducere si control, care poarta mentiunea «Uz intern» au regim de difuzare similar notelor de uz intern.
Art.41   In activitatea de comunicare cu tertii se instituie urmatoarele reguli:
1.      Comunicarile adresate publicului larg, si care pot fi accesate si preluate de catre mass-media, se numesc comunicate.
2.      Pot emite comunicate numai organele de conducere si control ale CAR.
3.      Indiferent de modalitatea de transmitere (e-mail, fax, scrisoare, postare pe Internet, afisare la punctele de lucru, etc) fiecare comunicat se copiaza pe suport de hartie si se inregistreaza in Registrul de intrare/iesire documente.
4.      Sefii PLL vor lua masuri pentru difuzarea rapida in cadrul PLL a tuturor comunicatelor emise de catre presedintele CAR sau de catre Comitetul Director.
5.      Compartimentul Media si Promovare va tine evidenta tuturor comunicatelor transmise de CAR si a modului cum acestea au fost preluate si difuzate de mass media.
Cap. VIII   DISPOZITII FINALE
Art.42   Regulamentul de Organizare si Functionare se modifica prin Decizie a Comitetului Director, ori de cate ori interesele generale ale CAR impun acest lucru. Modificarile vor fi supuse validarii Adunarii Generale a membrilor CAR.
Art.43  Regulamentul de Organizare si Functionare a CAR  a fost adoptat în şedinţa Adunării Generale din data de 14.01.2016.
Art.44  Anexele 1 - 15 fac parte din prezentul Regulament.

ANEXE
1.                  ROF, Anexa1, Cerere de inscriere in CAR
3.                  ROF, Anexa3, Cerere de retragere din CAR
4.                  ROF, Anexa 4, Model Decizie a CD al CAR
5.                  ROF, Anexa 5, Planificarea consilierului de serviciu
6.                  ROF, Anexa 6, Atributiile consilierului de serviciu
7.                  ROF, Anexa 7, Organigrama CAR
8.                  ROF, Anexa 8, Fisele posturilor din organigrama CAR
9.                  ROF, Anexa 9, Registrul de intrare iesire documente
11.              ROF, Anexa 11, Nomenclatorul anual al dosarelor
12.              ROF, Anexa 12, Registrul cu inventarul arhivei
14.              ROF,  Anexa 14, Contractul de voluntariat
15.              ROF,  Anexa 15, Model nota